GS konsultti moninainen rooli ja osaaminen riittää moneen - miksi kannattaa palkata ulkopuolinen projektipäällikkö?

Laajat ja vaativat tietojärjestelmäprojektit ovat haastavia yrityksille. Esimerkiksi CRM tai laskutusjärjestelmän vaihto osuu IT-henkilöstölle kerran tai kaksi uran aikana. Kokemusta järjestelmän vaihdosta ei kerry. Tällöin ulkoisen projektipäällikön hankkiminen on usein kannattavaa ja perusteltua.

Projekteja ja hankkeita jatkuvasti johtavalle ammattilaiselle on kertynyt ja kertyy kokemusta laajojen ja vaativien projektien läpiviennistä. Projektipäällikkö pystyy tuomaan uudet ja parhaat projektinhallintakäytännöt mukanaan ja jalkauttamaan ne käynnissä olevan projektin kautta yritykseen. Lisäksi Graniitin projektipäällikö voi tuoda uusia ideoita, näkökulmia ja innovaatioita projektiin sekä yritykseen. He voivat haastaa vakiintuneita käytäntöjä ja tuoda mukanaan raikasta ajattelua ja uusia näkökulmia.

Ulkoisen projektipäällikön päätöksiin ei vaikuta oman aseman turvaaminen projektin päätyttyä eikä ole myöskään sidoksissa organisaation sisäisiin poliittisiin tai hierarkisiin tekijöihin. Vaan on vapaa valitsemaan parhaat ratkaisut objektiivisesti projektin onnistumisen takaamiseksi yrityksen kannalta. Graniitin projektipäälliköt eivät ole sidottuja mihinkään työkaluun tai projektinhallinnan viitekehykseen.

Kokemuksen kautta ammentava Graniitin projektipäällikkö tarjoaa laaja-alaista osaamista ja tuoreita näkökulmia asiakkaiden projekteihin.

Ulkoinen projektipäällikkö pystyy keskittymään täysipainoisesti vaativaan tehtäväänsä

Organisaation sisäiset resurssit voivat olla sidottuja päivittäisiin tehtäviin. Ulkoisen projektipäällikön käyttö vapauttaa sisäisiä resursseja keskittymään ydinosaamiseensa ja päivittäisiin tehtäviin, kun ulkopuolinen päällikkö keskittyy projektin johtamiseen, eikä aikaa mene organisaation sisäisissä rutiineissa. Projektin sujuessa ilman ongelmia, saattaa vaativan linjatyön ohessa vedetty projekti onnistua ihan kohtuullisesti. Kun projektissa tulee haasteita, joka vaatii paljon huomiota, niin linjatyöhön uppoutunut projektipäällikkö on suuri riski projektin onnistumisen kannalta. Projekti kriisiytyy helposti ja tällöin seuraukset saattavat olla katastrofaalisia. Kriittistä järjestelmää ei saada tuotantoon jolloin tuotantoon viedään keskeneräinen järjestelmä tai tuotantoon otto epäonnistuu.

Toisaalta sisäisen projektipäällikön hoitaessa linjatyön ohessa vaativan projektin päällikkyyden on riskinä projektipäällikön liian suuri kuormittuminen. Tunnollinen projektipäällikkö kaatuu linjatyön ja projektipäällikön vastuiden alla ja ajaa itsensä loppuun. Molemmat ovat surkeita vaihtoehtoja. Ulkopuolisen avun ansiosta ihmisten työkuorman suunnittelu on helpompaa ja yrityksen omat henkilöt voivat keskittyä töihin, jotka ovat heille mieluisimpia.

Ulkopuolisen projektipäällikön kokemusperäinen riskienhallinta ja joustava toiminta

Ulkoinen projektipäällikkö tuo kokemuksen tuoman näkemyksen myös riskien hallintaan. Kokenut Graniittilainen pystyy tunnistamaan mahdolliset ongelmat ja pullonkaulat aikaisessa vaiheessa ja ehdottamaan ratkaisuja niiden välttämiseksi tai minimoimiseksi

Ulkoinen projektipäällikkö voi nopeasti ryhtyä toimiin ilman organisaation sisäistä byrokratiaa. Tämä voi olla erityisen tärkeää tilanteissa, joissa nopeat päätökset ja toimenpiteet ovat tarpeen projektin onnistumiseksi. Tietojärjestelmiin erikoistuneet konsultit ovat tehokas lisä monimutkaisissa IT-projekteissa

Ulkoisen projektipäällikön hankkiminen on suuri investointi. Muutamia asioita kannattaa suunnitella etukäteen, jotta investoinnista saa mahdollisimman paljon irti:

1 – Oikean projektipäällikön valitseminen. Suuri osa projektipäällikön työstä on ihmisten kanssa toimimista. Asiaosaaminen, sertifikaatit ja kokemus ovat yksi osa valintaa, toinen osa on projektipäällikön luonne ja tapa tehdä töitä. Nämä pitävät sopia yrityksen työskentelykulttuuriin. Projekti sujuu paremmin, kun projektipäällikkö tulee toimeen projektitiimin ja muiden asianosaisten kesken.

2 – Projektipäällikön perehdyttäminen. Jotta projektipäällikkö pääsee vauhtiin, hänen tarvitsee perehtyä projektiin ja projektiryhmään. Yrityksen yhteyshenkilöllä täytyy olla aikaa antaa riittävä perehdytys projektiin ja tutustuttaminen projektin henkilöihin

3 – Työvälineet ja tunnukset. Projektipäälliköllä pitää olla oikeat työvälineet. Usein projektipäällikkö voi käyttää omaa konettaan ja yhteyksiään. Jossain tapauksissa tarvitaan yrityksen kone ja yhteydet. Lisäksi tarvitaan tunnukset ja pääsy tarvittaviin järjestelmiin. Nämä kannattaa järjestää mahdollisesti etukäteen.

4 – Projektitiimin aika. Projektipäällikkö johtaa projektia ja tiimi tekee tarvittavat työt. Kun projekti alkaa, tulee projektiin osallistuvilla varattuna riittävästi aikaa projektitöiden tekemiseen.

5 – Projektipäällikkö mukaan oikeaan aikaan. Projektipäällikön tulee projektiin usein joko määrittelyn tai toteutuksen alkaessa. Projektipäällikölle on etua, jos hän pääsee mukaan jo määrittelyvaiheeseen. Näin hänelle syntyy kuva, miksi ratkaisuihin on päädytty ja mikä ratkaisuissa on oleellista. Projektipäälliköllä on paremmat mahdollisuudet auttaa yritystä, kun projektissa tulee muutospyyntöjä. Kun tietää taustat, pystyy perustelemaan paremmin, miksi ominaisuudet kuuluvat projektiin, eivätkä ole muutoksia suunnitelmiin. Lisäksi projektipäälliköllä on paremmat valmiudet ohjata testausta järjestelmän kriittisiin kohtiin.

Ota yhteyttä niin viedään projektit yhdessä menestyksekkäästi maaliin!