Tällaisessa ympäristössä projektien tueksi tarvitaan selkeät rakenteet ja toimintamallit. Project Management Office, eli PMO, muodostaa tämän rakenteen ytimen. PMO on strateginen toimija, joka ohjaa, tukee ja valvoo organisaation projektisalkkua siten, että resurssit, aikataulut ja tavoitteet pysyvät linjassa yrityksen strategisten päämäärien kanssa.
PMO:n tehtävä on varmistaa, että projektit tukevat kokonaisuudessaan organisaation strategisia tavoitteita. Se luo yhteiset toimintatavat, vastaa projektimallien kehittämisestä ja tarjoaa tukea projektipäälliköille. Samalla se tuo johdolle näkyvyyden projektisalkkuun ja auttaa priorisoimaan, mihin hankkeisiin organisaation resursseja kannattaa kohdentaa. Kun PMO toimii tehokkaasti, se vähentää projektien hajanaisuutta, parantaa tiedonkulkua ja varmistaa, että opit siirtyvät hankkeesta toiseen. Toisin sanoen se muuttaa projektinhallinnan yksittäisten onnistumisten varaan rakentuvasta toiminnasta organisaation systemaattiseksi kyvykkyydeksi.
PMO:n rooli voi olla tukeva, jolloin se tarjoaa ohjeistuksia, mallipohjia ja parhaita käytäntöjä. Se voi olla valvova, jolloin sen tehtävä on seurata ja auditoida projekteja. PMO voi myös toimia ohjaavana yksikkönä, joka asettaa prioriteetteja ja varmistaa strategian mukaisen etenemisen. Rooli voi vaihdella kevyesti ohjaavasta täysimittaiseen strategiseen johtokeskukseen, mutta keskeisintä on sen kyky tuoda yhtenäisyyttä ja läpinäkyvyyttä projektien johtamiseen.
Yhtä tärkeä kuin projektien hallinta on niiden epävarmuuksien hallinta. Epävarmuutta on aina ja ilman siihen varautumista projektit altistuvat häiriöille, viivästyksille ja kustannusten nousulle. Kansainvälisten standardien mukaisesti rakennettu riskienhallinta on jatkuvaa ja ennakoivaa toimintaa, jonka tavoitteena on parantaa päätöksentekoa ja pienentää epävarmuuden vaikutusta. Kun riskien tunnistaminen, arviointi ja toimenpiteiden suunnittelu integroidaan osaksi projektien johtamista, epävarmuus muuttuu johdettavaksi kokonaisuudeksi.
Tunnistamisen jälkeen riskit arvioidaan niiden todennäköisyyden ja vaikutuksen perusteella. Tämä vaihe on kriittinen, sillä väärin arvioitu riski voi johtaa joko ylimitoitettuihin toimenpiteisiin tai vaaralliseen aliarviointiin. Arvioinnin on oltava moniääninen, jossa mukaan on otettava niin tekninen näkökulma, liiketoiminnan intressit kuin käyttäjäkokemus.
Kun analyysi on valmis, organisaatio voi tehdä perusteltuja päätöksiä siitä, miten kuhunkin riskiin suhtaudutaan. Vältetäänkö se kokonaan, pienennetäänkö sen vaikutusta, siirretäänkö vastuu toiselle osapuolelle vai hyväksytäänkö se tietoisesti osaksi projektin riskiympäristöä.
Vaikka riskienhallinta on periaatteessa yksinkertainen prosessi, käytännössä sen hyödyntäminen kaatuu usein inhimillisiin tekijöihin. Riskien tunnistaminen jää pintapuoliseksi, jos organisaatiokulttuuri ei kannusta avoimuuteen tai jos projektin alkuvaiheen kiireet ajavat huolellisen suunnittelun ohi. Toisaalta liian raskaat riskienhallintaprosessit voivat kääntyä itseään vastaan ja hidastaa päätöksentekoa.
Tulevaisuudessa projektien merkitys strategisten tavoitteiden toteuttajina tulee edelleen kasvamaan. Oikein rakennettu PMO ja johdonmukainen riskienhallinta muodostavat yhdessä strategisen selkärangan, joka mahdollistaa onnistuneet hankkeet ja turvaa organisaation tavoitteiden toteutumisen. Graniitin asiantuntijoilla on laaja kokemus PMO:n perustamisesta, kehittämisestä ja toimimista osana eri toimialojen organisaatioita, minkä ansiosta voimme tukea asiakkaita rakentamaan yhtenäiset toimintamallit ja hyödyntämään riskienhallintaa kilpailuetuna.
Ota yhteyttä niin keskustellaan miten voimme auttaa menestymään liiketoiminnan muutoksissa sekä It projekteissa varmistaen menestyksekkään läpiviennin.
