Graniitti Insights: Tuomas Puskala, tekninen projektipäällikkö

22 marraskuu, 2023

Jaa tämä julkaisu

Sarjan ensimmäisessä osassa meillä on esittelyssä: Tuomas Puskala, tekninen projektipäällikkö

Uusi Graniitti Insights-sarja starttaa, jossa päästään joka kuukausi tutustumaan syvemmin Graniittilaisiin sekä heidän rooleihin. Ota Graniitin tilit seurantaan ja tule mukaan seuraamaan sarjaa! 

1. Kuinka kauan olet ollut Graniitilla?

-Reilut 6 vuotta.

2. Mikä on ollut Graniitilla parasta?

-Työt, työystävät ja Graniitin henki.

3. Mitä teet mieluiten vapaa-ajallasi?

-Suunnistan, luen ja olen perheen kanssa.

4. Kuvaile rooliasi teknisenä projektipäällikkönä?

-Tässä hommassa työt vaihtuvat ja jokainen asiakastoimeksianto on erilainen. Niissä on samankaltaisia piirteitä, joten oppia kerääntyy, mutta tekemisen kohde ja tapa vaihtelevat. Teknisenä projektipäällikkönä olen päässyt mukaan alkuvaiheen suunnitteluun ja määrittelyyn, kilpailutukseen, toteutukseen, tuotantoon ottoon, jatkokehitykseen ja jatkuvien palveluiden seurantaan. Teknisenä projektipäällikkönä pitää tietää mitä ollaan tekemässä ja ymmärtää tekemisen vaikutukset. Roolissa on tärkeä ymmärtää sekä teknologia, jonka kanssa tehdään töitä, että projektihallinnan tavat.

5. Mitkä ovat tärkeimmät tehtävät roolissasi?

-Monet toimeksiannoista minun kohdallani ovat olleet asiakkaan projektipäällikkönä toiminen toimitusprojektissa, jossa työ on ostettu alihankkijalta. Tällöin roolini on ollut valvoa alihankkijan tekemistä ja varmistaa, että asiakkaan puolen tehtävät tulevat tehtyä ajallaan ja kunnolla. Kehitysprojekteissa on pitänyt pitää kehityksen suunta kirkkaana ja toimittaa haluttu järjestelmä suunnitelman mukaan tuotantoon.

6. Miten edistää tehokasta viestintää ja yhteistyötä projektiryhmien sekä sidosryhmien välillä?

-Suunnitteluvaiheessa on hyvä istua saman pöydän ääressä ja keskustella kasvokkain. Ideoita voi esittää fläppitaululla ja kaikki voivat kommentoida niitä vapaasti. Tämä onnistuu verkossa kovin huonosti. Kun projekti etenee, niin statuspalaverit sujuvat aivan hyvin Teams palavereina. Kullakin osallistujalla on oma puheenvuoronsa. Kun asiat käsitellään järjestyksessä ja kaikki osallistuvat niin homma sujuu hyvin. Nopeaan viestintään on monia hyviä tapoja; Teams, Slack, puhelin jne. Projektin alussa on hyvä sopia mitä viestintävälineitä käytetään ja miten niiden kanssa toimitaan. Dokumentteja ei pidä laittaa tällaisten pikaviestimien kautta. Paljon parempi tapa on pitää dokumentit yhdessä paikassa ja välittää linkki dokumenttiin. Tällöin kaikki projektin henkilöt käyttävät oikeaa versiota, eikä dokumentit eksy esim. ihmisten omiin sähköposteihin.

7. Parhaita käytäntöjä, joilla hallitaan projektin riskejä ja epävarmuustekijöitä sekä varmistetaan, että projektit pysyvät aikataulussa ja budjetissa?

-Riskilista on elävä dokumentti, jota käydään säännöllisesti läpi. Tilaaja-toimittaja mallissa sekä asiakkaan että toimittajan projektipäällikkö kirjaavat esille nousevat riskit heti niiden ilmaantuessa. Ne käydään yhdessä läpi ja mietitään, miten ne saadaan hoidettua mahdollisimman tehokkaasti. Toimenpiteet kirjataan ja niitä seurataan, kunnes riskiä ei enää ole tai se on riittävän pieni. Budjettia seurataan jatkuvasti. Sekä toteutunutta että tulevaa suunnitelmaa. Omasta mielestäni on hyvä tapa pitää esillä alkuperäistä budjettia ja verrata toteumaa siihen. Jos poikkeamia tulee, niin pitää olla pätevät syyt poikkeamille. Ketterässä kehityksessä on koko kehityksen aikainen Burn-up kaavio hyvä tapa seurata kehityksen edistymistä. Jos tiimi pysyy suunnilleen samana niin kustannukset ovat kohtuullisen vakiot. Tällöin kustannusten määrä riippuu kehityksen kestosta. Haittapuolena koko projektin aikaisen Burn-up kaavio käytössä on ketteryyden väheneminen. Jos pystytään jo aluksi sanomaan mitä tullaan tekemään ja milloin niin ketteryyttä ei ole paljonkaan jäljellä.

8. Kerro haastavasta projektitilanteesta, jonka olet kohdannut ja miten ratkaisit sen.

-Esimerkkiprojektissa tulin projektiin sen määrittelyn jälkeen. Siinä projekti oli hyvin suunniteltu ja eikä aikataulukaan ollut tiukka. Toimittaja toimitti uuden ERP-järjestelmän ja se otettiin käyttöön. Järjestelmä oli valmis tuote, mutta siinä oli paljon tehtävää, jotta se sopi asiakkaan käyttöön. Projekti tehtiin pitkälti scrum menetelmällä, mutta sprinttien sisältö oli päätetty jo projektin aluksi. Projekti lähti laahaamaan heti alussa. Jo kolmen sprintin jälkeen oli nähtävissä, että maaliin ei päästä alkuperäisessä aikataulussa. Ensimmäisessä vaiheessa aikataulusta otettiin kaikki tyhjät pois ja saatiin kaksi sprinttiä lisää aikaa kehitykseen. Myöhemmin selvisi, että tämä ei riitä. Tällöin siirrettiin kaikki sellainen tekeminen myöhemmäksi, jota ei välttämättä tarvinnut käyttöönotossa. Projektissa jouduttiin vielä siirtämään alkuperäistä tuotantoon ottoa kuukaudella, koska asiat eivät olleet valmiina ajoissa. Tästä aiheutui kustannusylitys. Sopimus toimittajan kanssa oli laadittu siten, että toimittaja otti kontolleen osan yli menevistä kustannuksista ja asiakas osan. Tämä oli etukäteen sovittu ja oli kaikille kohtuullinen ratkaisu. Jälkianalyysissa selvisi, että tulokseen oli muutama syy. Ensimmäinen oli työmäärän aliarviointi. Useat tehtävät veivät selvästi enemmän työaikaan, kuin suunnitelmassa oli arvioitu. Toinen syy oli määritysten vaillinaisuus. Kun edistyneempiä toiminnallisuuksia alettiin tekemään niin havaittiin, että toimittajan ratkaisu ei toimikaan halutulla tavalla. Tämä johti muutoksiin suunnitelmissa ja työmäärän kasvuun.

9. Miten pysyt ajan tasalla uusista teknologioista ja menetelmistä projektinhallinnassa?

-Seuraan mitä kentällä tapahtuu ja luen paljon. Graniitilla on ollut hyviä koulutuksia ja keskustelutilaisuuksia. Teknisenä projektipäällikönä on tärkeää pysyä ajan hermoilla sekä teknologiassa että projektihallinnan menetelmissä.

10. Mikä on roolissasi kaikista mieluisinta?

-Minun luonteelleni sopii projektimainen työskentely. Hommassa on selvästi useita vaiheita. Aluksi suunnitellaan ja määritellään. Tämä on usein rauhallinen vaihe. Tämän jälkeen alkaa toteutus, jossa vauhti selvästi kiihtyy ja stressi kasvaa. Vauhdikkain ja stressaavin vaihe on tuotantoon otto. Usein järjestelmät ovat asiakkaille liiketoimintakriittisiä. Jos jokin menee pieleen niin pitää olla selvä suunnitelma, miten homma saadaan jatkumaan. Vaikka testaus on tehty huolellisesti ja suunnitelmat ovat valmiina, tuotantoon otto saa perhosia vatsaan kerta toisensa jälkeen. Tämän jälkeen tulee jälkihoitovaihe, joka on yleensä yleensä paljon rauhallisempi. Mahdolliset viat ja puutteet korjataan ja varmistetaan että tuotanto sujuu. Aina seuraava projekti ei ala heti vaan tässä kohtaa on mahdollista huokaista ja katsoa mitä projektimaailmassa on tapahtunut ennen seuraavaa rykäisyä. Konsulttina ollessa uusien asiakkaiden toimintatapojen näkeminen ja kokeminen on mieluista. Kun on nähnyt jo useita asiakkaita, on mahdollista antaa apua it-projektin toteuttamisen hyvistä käytännöistä. Monella asiakkaalla on monet asiat oikein hyvin, mutta usealla on myös kehityksen kohteita.

Kivenkovat asiantuntijat

Meiltä löydät alan vavimmat asiantuntijat viemään projektisi menestyksekkäästi maaliin. Tutustu asiantuntijoihimme tarkemmin.

fi

Ota yhteyttä

Ota yhteyttä niin keskustellaan miten voimme auttaa menestymään liiketoiminnan muutoksissa sekä It projekteissa varmistaen menestyksekkään läpiviennin.