Vaativan palvelu- tai IT-hankinnan tärkeimmät ratkaisut tehdään ennen kuin varsinaista tarjouspyyntöä on kirjoitettu riviäkään. Valmisteluvaiheessa määritellään hankinnan tavoitteet ja ratkaistaan, millaisena kokonaisuutena hankinta kannattaa toteuttaa.
Valmistelun merkitys korostuu juuri nyt. Hankintalainsäädäntöön tänä vuonna tehdyt muutokset vaikuttavat sidosyksikköhankintoihin sekä EU-kynnysarvon ylittävien hankintojen toteuttamiseen.
Samanaikaisesti IT-hankintoihin kohdistuu uusia tietoturvaa, tekoälyä, pilvipalveluja ja tietojen hallintaa koskevia vaatimuksia. Valmistelussa pitäisi pystyä sovittamaan yhteen toiminnallinen tarve, hankintalainsäädäntö, markkinoiden tarjonta ja sopimuskauden riskit.
Onko hankinnan tavoite määritelty vai ollaanko korvaamassa vanhaa vanhalla?
Nykyisen järjestelmän tai palvelun uusiminen on usein hankinnan lähtökohta, mutta se ei vielä kerro, mitä hankinnalla pitäisi saavuttaa.
Tavoiteasetannan poissaolo hankinta-asiakirjoista johtaa olemassa olevan toimintamallin kilpailuttamiseen, vaikka todellinen tarve liittyisi palvelutuotannon, vastuiden tai toimintaprosessien uudistamiseen.
Valmistelussa on arvioitava muutoksen vaikutukset:
- palvelutuotantoon
- kustannuksiin
- henkilöstön tehtäviin
- nykyisiin sopimuksiin
- vastuisiin ja päätöksentekoon
Vaikutusten arviointi korostuu rakennejärjestelyissä ja sidosyksikköratkaisuissa, joissa yksittäinen ratkaisu voi vaikuttaa laajasti kunnan toimintaan ja talouteen.
Kun tavoite ja vaikutukset on kuvattu riittävän tarkasti, hankinnalle voidaan valita tarkoituksenmukainen toteutustapa.
Selvitä markkinoiden tarjooma ja kilpailutilanne
Markkinakartoitus auttaa selvittämään, millaisia ratkaisuja ja toimittajia markkinoilla on sekä millaisia hinnoittelumalleja ja toimituskyvykkyyksiä niillä on tarjota. Näin kunta pystyy arvioimaan, onko suunniteltu hankinta realistinen ja kilpailutettavissa.
Markkinavuoropuhelussa saatuja havaintoja voidaan hyödyntää hankinnan kohteen, aikataulun, sopimusrakenteen, hinnoittelun ja vertailuperusteiden suunnittelussa. Ennen vuoropuhelua kunnalla tulee olla alustava näkemys omasta tarpeestaan ja niistä kysymyksistä, joihin markkinalta tarvitaan vastauksia.
Vuoropuhelu on toteutettava avoimesti ja tasapuolisesti. Yksittäiselle toimittajalle ei saa muodostua muita parempaa mahdollisuutta vaikuttaa hankinnan sisältöön tai valmistautua tulevaan kilpailutukseen.
Suunnittele hankinnan rakenne toimivaksi kokonaisuudeksi
EU-kynnysarvon ylittävä hankinta on 1.10.2026 tai sen jälkeen käynnistettävissä hankintamenettelyissä lähtökohtaisesti jaettava osiin. Jakamatta jättämiselle on oltava hankinnan toteuttamiseen liittyvä perusteltu syy, joka esitetään hankinta-asiakirjoissa.
Hankinnan jakaminen osiin voi mahdollistaa erilaisten toimittajien osallistumisen kilpailutukseen ja vähentää riippuvuutta yhdestä palveluntarjoajasta. Samalla on varmistettava, että osista muodostuva kokonaisuus pysyy kunnan johdettavana koko sopimuskauden ajan.
IT-hankinnoissa tämä edellyttää selkeitä vastuita sekä suunnitelmaa integraatioiden, toimittajayhteistyön ja kustannusten hallintaan. Hankinnan rakenne vaikuttaa suoraan siihen, kuka vastaa kokonaisuudesta ja miten eri osat toimivat yhdessä
Laadi selkeät ja perustellut vaatimukset
Tarjoajan soveltuvuusvaatimukset, hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset ja tarjousten vertailuperusteet palvelevat eri tarkoituksia. Niiden perusteella toimittajien on pystyttävä laatimaan keskenään vertailukelpoiset tarjoukset. Toteutustapaa kannattaa rajata vain sen verran kuin hankinnan tavoite edellyttää. Liian yksityiskohtainen tekninen määrittely voi rajata mahdollisia ratkaisuja tarpeettomasti.
Selkeät vaatimukset vähentävät tulkinnanvaraa ja tukevat tarjousten tasapuolista vertailua. Vaatimukset toimivat myös sopimuskauden seurannan perustana: niiden avulla kunta voi varmistaa, että toteutus vastaa sovittua koko sopimuksen ajan.
Varmista hankinnan suunta pika-analyysilla
Hankinnan pika-analyysi auttaa arvioimaan, onko hankkeen tavoite riittävän selkeä ja onko suunniteltu etenemistapa toteuttamiskelpoinen.
Hankinta-asiantuntijamme perehtyvät lähtötilanteeseen ennakkomateriaalien perusteella. Lopputuloksena saat selkeän etenemismallin, paremmat edellytykset kilpailulle ja päätöksenteon tueksi konkreettiset tuotokset.
Yhden valmisteluvirheen korjaaminen tai viivästynyt kilpailutus voi maksaa organisaatiolle moninkertaisesti palvelun hinnan. Oikea-aikainen asiantuntija-arvio auttaa suuntaamaan valmisteluresurssit oikein, vahvistamaan kilpailun edellytyksiä ja tekemään hankintaratkaisut dokumentoidusti.
