IT-projektinhallinnan ammattilainen
ERP-järjestelmän uudistaminen on yksi vaativimmista hankkeista, jonka yritys voi kohdata. Kahdenkymmenen vuoden aikana olen vetänyt kansainvälisiä ERP-uudistuksia eri toimialoilla ja eri kokoisissa yrityksissä. Tekniikka, järjestelmät ja ohjelmistotoimittajat ovat vaihtuneet, mutta onnistuneiden hankkeiden resepti on pysynyt hämmästyttävän samanlaisena.
Jos minulta kysytään, mitä olen oppinut vuosien varrella, vastaan: ERP-hanke ei ole IT-projekti. Se on liiketoiminnan muutoshanke.
Uran alkuvaiheessa oma huomioni projektipäällikkönä oli vahvasti projektin perusasioissa: laajuudessa, aikataulussa, budjetissa, resursseissa ja muutoshallinnassa. Ne ovat edelleen ERP-hankkeen kivijalka, mutta yksi menee ylitse muiden: onko liiketoiminnassa aitoa kysyntää ja vetoa järjestelmän uudistukselle? Onko liiketoimintaomistaja ensinnäkin nimetty ja onko hän valmis laittamaan persoonansa peliin, valmis tekemään vaikeita päätöksiä ja tarvittaessa taistelemaan projektin puolesta?
ERP-projektin onnistuminen perustuu pitkälti IT-projektipäällikön ja liiketoimintaedustajan yhteistyöhön. Tämä oli suurin yksittäinen syy, miksi vedin lukuisia onnistuneita uuden ERP-järjestelmän käyttöönottoja kansainväliselle teollisuuskonsernille.
Projektipäällikkönä voin omalta osaltani tehdä yhteistyöstä ja päätöksenteosta mahdollisimman sujuvaa. Kun päätös tulee pöydälle, kokoan vaihtoehdot, niiden perustelut ja vaikutukset sekä tuon mukaan oman suositukseni.
Olen nähnyt projekteja, joissa toiminnanohjausjärjestelmän rakentaminen nähdään tietohallinnon sisäisenä ponnisteluna, joka lopulta pullauttaa valmiin järjestelmän ja siitä todelliset ongelmat vasta alkavat.
Organisaation omilla asiantuntijoilla on paras ymmärrys omasta liiketoiminnastaan. ERP-uudistus voi kuitenkin olla heille harvinainen hanke. Suuri järjestelmäuudistus voi tulla vastaan kerran tai pari koko uran aikana.
Kymmeniä käyttöönottoja kokenut puolueeton asiantuntija puolestaan tietää kokemuksesta, mihin asioihin kannattaa käyttää aikaa ja mitä kannattaa valmistella hyvissä ajoin.
Yksi hyvä esimerkki on data.
Perustietojen siivous ja migraatio ovat tuttu osa ERP-uudistuksia. Kansainvälisessä yrityksessä pitää ensin selvittää, mitä tietoa eri järjestelmissä on, kuka sen omistaa ja miten tiedot saadaan toimimaan uudessa ympäristössä.
Tekoälyä voidaan hyödyntää tietomassojen virheiden tunnistamiseen ja järjestelmien välisten kenttämäppäysten analysointiin. Teknologia auttaa käsittelemään suuria tietomääriä, mutta liiketoiminta ratkaisee edelleen sen, mitä tiedolla tehdään. Siksi datan käsittelyssä tarvitaan sekä järjestelmäosaamista että liiketoiminnan tuntemusta.
Miten saadaan loppukäyttäjät mukaan kansainvälisessä projektissa? Miten saadaan hyväksyntätestaajat kohdemaassa viikoksi kokoon neuvotteluhuoneeseen ajamaan perusprosesseja ja kokeilemaan paikallisia poikkeuksia?
Kun matkustan itse paikan päälle vetämään testauskierroksen, testaajat yleensä arvostavat sitä ja ovat valmiimpia käyttämään omaa aikaansa projektin eteen.
Samalla projektiryhmä saa arvokasta tietoa siitä, miltä uusi järjestelmä näyttää käyttäjän näkökulmasta. Käytännön testauksessa esiin tulevat myös paikalliset toimintatavat ja tilanteet, joita ei välttämättä huomaa järjestelmää suunniteltaessa.
Käyttöönoton viikonloppu on vain yksi hetki pitkässä projektissa. Sen valmistelu alkaa paljon aikaisemmin.
Olen tottunut listamaan asiantuntijoiden kanssa satoja käyttöönottotehtäviä ja hahmottamaan erilaisia skenaarioita. Jos tosi paikka tulee, onko uuden järjestelmän (roll-back) oikeasti hyväksyttävä vaihtoehto liiketoiminnalle? Kenelle voi tarvittaessa soittaa käyttöönottoviikonloppuna ja pyytää apua?
Yhdessä hankkeessa jouduin itse “kilauttamaan kaverille” lauantaina aamuyöllä ja hakemaan yrityksen johdolta päätöksen ennen kuin järjestelmä avattiin uudelleen käyttäjille.
Juuri tällaisissa hetkissä valmistelun merkitys konkretisoituu. Kun ihmiset tietävät roolinsa, päätöksenteko on järjestetty ja tarvittavat yhteyshenkilöt ovat tiedossa, projektiryhmä pystyy keskittymään siihen, mikä tilanteessa on olennaista.
Kun katson kahta vuosikymmentä taaksepäin ERP-hankkeiden parissa, järjestelmät ovat muuttuneet enemmän kuin mikään muu. Projektien ympärillä oleva teknologia kehittyy edelleen nopeasti, ja tekoälyavusteinen projektinhallinta tuo tekemiseen paljon uusia mahdollisuuksia.
Ihmisten välinen yhteistyö on kuitenkin edelleen hankkeen ytimessä.
Liiketoiminnan pitää tietää, mitä muutoksella tavoitellaan. IT:n pitää pystyä muuttamaan tämä tavoite toimivaksi kokonaisuudeksi. Käyttäjien pitää päästä mukaan ennen käyttöönottoa. Projektipäällikön tehtävänä on sovittaa nämä näkökulmat yhteen ja pitää tekeminen liikkeessä.
Oman kokemukseni arvo näkyy juuri siinä. Olen saanut nähdä erilaisia tapoja toteuttaa ERP-uudistus, työskennellä eri organisaatioiden ja maiden kanssa sekä viedä hankkeita läpi testiympäristöjen pystytyksestä loppukäyttäjien testaukseen ja tehostetun tuen loppumetreille asti.
Kahdenkymmenen vuoden kokemus ei tarkoita sitä, että jokaiseen tilanteeseen olisi valmis vastaus. Se tarkoittaa, että osaa tunnistaa olennaisen, tehdä päätöksiä ja viedä hanketta eteenpäin myös silloin, kun edessä on jotain uutta.
Voit peruuttaa tilauksen milloin tahansa. Tutustu tietosuojaseloste
Onko edessä tai käynnissä hanke tai muutos, johon kaipaat kokeneen asiantuntijan näkemystä? Laita meille viestiä, niin viedään projektisi yhdessä maaliin.
Asiakkuudet & Myynti
CEO, Myynti
Myynti, julkinen
