Toimittajat näkevät hankinnan kohteen usein eri kulmasta kuin hankintayksikkö. Ei siksi, että he tuntisivat tilaajan tarpeet paremmin, vaan siksi että he tunnistavat jo varhaisessa vaiheessa, miten nämä tarpeet kohtaavat markkinan todellisuuden. He tietävät, mitkä vaatimukset kaventavat kilpailua, missä arkkitehtuuri lukitsee hankinnan tiettyyn ratkaisuun, mitkä integraatiot ja aikataulut aiheuttavat todennäköisimmin viivästyksiä ja mistä sopimuskauden todelliset kustannukset syntyvät.
Juuri tämä hiljainen markkinatieto jää helposti hyödyntämättä, jolloin se voi näkyä myöhemmin vähäisinä tarjouksina, korkeina hintoina ja jatkuvina muutospyyntöinä.
Markkinavuoropuhelu tuo tämän tiedon hankintayksikön käyttöön ajoissa. Ennen kuin riskit realisoituvat tarjouksissa tai sopimuskaudella ja muuttaa markkinan näkemyksen kilpailueduksi.
Näihin kysymyksiin syvennymme tulevassa webinaarissamme, jossa käymme läpi, miten markkinavuoropuhelu vaikuttaa suoraan hankinnan kokonaiskustannukseen (TCO), kilpailun syntymiseen ja sopimuskauden hallittavuuteen, sekä miksi sen rooli korostuu entisestään hankintalain uudistuksen myötä.
Markkinavuoropuhelu on suositeltava osa hankinnan valmistelua ja hankintalain uudistuksen myötä sen asema tulee muuttumaan olennaisesti. Se tulee olemaan entistä useammin välttämättön tapa osoittaa, että hankinnan valmistelu on ollut huolellista, markkinaa vastaavaa ja kilpailua edistävää.
Kun valmisteluun kohdistuvat vaatimukset ja jälkikäteisen arvioitavuuden merkitys korostuvat, markkinavuoropuhelu kytkeytyy entistä tiiviimmin hankintayksikön kykyyn perustella keskeisiä ratkaisuja, kuten hankintamallin valintaa, vaatimustasoa, osiin jakamista tai sitä, miksi kilpailu jäi vähäiseksi. Käytännössä markkinavuoropuhelusta tulee aiempaa useammin osa hankinnan “todistusaineistoa”, tapa osoittaa, että ratkaisut perustuvat markkinatietoon.
Samalla korostuu markkinavuoropuhelun prosessiluonne. Sen tulee olla suunnitelmallinen, tasapuolinen ja dokumentoitu kokonaisuus, jonka tulokset näkyvät hankinnan rakenteessa ja tarjouspyynnössä. Näin markkinavuoropuhelu toimii valmisteluvaiheen myös keskeisenä riskienhallinnan työkaluna. Keinona, jolla voidaan parantaa kilpailua, vähentää keskeytys- ja valitusherkkyyttä sekä ennen kaikkea pienentää hankinnan kokonaiskustannusta jo ennen kilpailutuksen käynnistymistä.
Markkinavuoropuhelu vaikuttaa suoraan niihin kustannuseriin, jotka tyypillisesti jäävät tarjoushinnan ulkopuolelle. Mitä monimutkaisempi hankinta, sitä enemmän hankintayksikön ja sen asiantuntijoiden työaikaa kuluu kysymyksiin, tarkennuksiin ja myöhempiin muutospyyntöihin. Jos vaatimustaso tai hankintamenettely sulkee toimijoita pois, tarjouksia saadaan vähän ja hinnat nousevat. Hankinnan monimutkaisuus ja erityisesti epäselvyys näkyy myös toimittajien hinnoittelussa riskipreemiona. Lisäksi juuri valmisteluvaiheen valinnat määrittävät pitkälti sopimuskauden kustannukset.
Huolellisesti toteutettu markkinavuoropuhelu pienentää TCO-kustannuksia ennen kaikkea vähentämällä hankintaan liittyvää rakenteellista epävarmuutta. Kun hankinnan laajuus, vaatimustaso, vastuunjako, toteutusmalli ja integraatiotarpeet on testattu markkinoiden todellista kyvykkyyttä vasten, tarjouspyyntö ohjaa toimittajia hinnoittelemaan todellista toimitusta eikä varautumaan epäselvyyksiin. Tämä näkyy realistisempina tarjoushintoina, mutta erityisesti pienempinä elinkaarikustannuksina sopimuskaudella.
Hyvä markkinavuoropuhelu on tavoitteellinen, tasapuolinen ja hankinnan päätöksiin kytkeytyvä prosessi. Sen keskiössä on kyky erottaa se, mitä hankintayksikkö tavoittelee, kuten palvelutaso, vaikuttavuus, tietoturva ja kustannusten hallinta ja siitä, miten markkina realistisesti voi nämä tavoitteet toteuttaa.
Hyvä vuoropuhelu auttaa vastaamaan:
Lisäksi markkinavuoropuhelu tuottaa tietoa myös tulevasta: se paljastaa, millainen muutosdynamiikka hankinnan kohteeseen tyypillisesti liittyy. Tämän pohjalta hankintayksikkö voi jo tarjouspyyntö- ja sopimusvaiheessa rakentaa muutosmekanismeja, optioita ja hinnoitteluperiaatteita, jotka tekevät sopimuksesta kehitystä kestävän.
Markkinavuoropuhelu ei poista muutostarpeita, mutta se vähentää niiden yllättävyyttä ja juuri tämä on keskeistä sekä TCO:n hallinnan että hankintalain mukaisen sopimusmuutosarvioinnin kannalta.
Webinaarissa syvennymme siihen, miten markkinavuoropuhelu tuo markkinoiden hiljaisen tiedon hankintayksikön käyttöön ajoissa ja auttaa rakentamaan kilpailukykyisen, kustannuksiltaan hallitun ja muutoskestävän ICT hankinnan jo ennen kilpailutusta.
*Webinaari on suunnattu Graniitti Servicen potentiaalisille ja nykyisille asiakkaille, erityisesti hankintoja tekeville organisaatioille. Pidätämme oikeuden tarkistaa ennakkoilmoittautuneiden tiedot ja rajata osallistujapaikat vain kohderyhmään kuuluville.
Ota yhteyttä niin keskustellaan miten voimme auttaa menestymään liiketoiminnan muutoksissa sekä It projekteissa varmistaen menestyksekkään läpiviennin.
