Suomen asunto-osakemarkkinoilla on käynnissä merkittävä muutos, kun huoneistotietojärjestelmä (HTJ) uudistuu. Asunto-osakeyhtiöiden ja osakkaiden remonttitiedot sekä vastike- ja lainaosuustiedot kootaan Maanmittauslaitoksen (MML) ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään. Tiedot ilmoitetaan ensimmäisen kerran vuosina 2025-2026 ja sen jälkeen vähintään vuosittain. Taloyhtiöiden hallitusten jäsenten on hyvä olla tietoisia kesäkuussa alkavan ilmoittamisvelvollisuuden vaatimuksista ja vaikutuksista
Tähän asti taloyhtiöiden remontti- ja huoneistotiedot ovat olleet hajallaan eri järjestelmissä tai paperimuodossa, mikä on vaikeuttanut tiedonhallintaa ja läpinäkyvyyttä. Käynnissä oleva huoneistotietojärjestelmän uudistus muuttaa tätä merkittävästi keskittämällä remonttitiedot yhteen digitaaliseen järjestelmään, joka parantaa tiedon saatavuutta, vertailtavuutta ja pitkäjänteistä taloyhtiöiden hallintaa.
Graniitti on mukana rakentamassa parempaa tiedon saatavuutta Maanmittauslaitoksen huoneistojärjestelmän uudistushankkeessa, jossa teknisiä ja toiminnallisia ratkaisuja rakennetaan tiiviissä yhteistyössä eri toimijoiden kanssa. HTJ-uudistus on yhteiskunnallisesti merkittävä askel kohti avoimempaa, tietopohjaisempaa asumista, ja joka vaikuttaa tulevaisuudessa jokaiseen asunnon omistajaan ja taloyhtiöön
Suomessa merkittävä osa kansallisvarallisuudesta on kiinni taloyhtiöissä, arviolta lähes 60 miljardia euroa. Muutos koskee yli 90 000 taloyhtiötä, joissa asuu lähes puolet suomalaisista. Taloyhtiö on kotitalouksien varallisuuden keskeisin omaisuuslaji, sillä sen osuus kotitalouksien kokonaisvaroista on vajaa puolet. Uudistus tuo taloyhtiöiden ja huoneistojen keskeiset tiedot yhtenäiseen muotoon, mikä mahdollistaa tietojen tehokkaan käsittelyn ja vertailtavuuden.
Tällä hetkellä taloyhtiöihin liittyvä tieto on hajanaista ja eri muodoissa. Remonttitiedot voivat löytyä pelkkänä tekstinä tai pahimmillaan paperikansion uumenista. Koska yhteisiä tietorakenteita ei ole, eri toimijat joutuvat usein kirjaamaan samat tiedot erikseen, esimerkiksi isännöitsijäntodistuksen perusteella. Jatkossa tiedot tallennetaan yhtenäisessä, rakenteisessa muodossa valtakunnalliseen rekisteriin, jolloin eri järjestelmät voivat hyödyntää niitä sujuvasti ja automatisoidusti. Tämä tekee taloyhtiöiden ja yksittäisten huoneistojen tilanteen arvioinnista huomattavasti helpompaa.
”Tämä on vuonna 2014 tehdyn rekisterin toimintamallin tavoitteiden mukainen looginen kehitysaskel,” kertoo huoneistotietojärjestelmän kehittämisprojektissa työskentelevä asiantuntija Jaakko Wegelius Graniitti Servicesistä. ”Jo tuolloin, kun laadin selvitystä ympäristöministeriön hankkeessa, tunnistettiin yhteentoimivan ja yhteen kerätyn tiedon merkitys”.
”Yleisesti ottaen kyse on tiedoista, jotka taloyhtiöllä on jo nykyään oltava: kunnossapito- ja muutostyötiedot sekä vastike- ja lainaosuustiedot. Nyt ne on ilmoitettava yhtenäisessä muodossa. Alkuun tämä tarkoittaa tietojen kokoamista ja luokittelua, mutta jatkossa tietojen ylläpito tapahtuu taloyhtiön normaalin hallinnon prosessien yhteydessä”, toteaa Esfir Linna, Maanmittauslaitoksen projektipäällikkö.
Tässä vaiheessa kannattaa koota tiedot taloyhtiön remonteista ja osakkaiden muutostöistä. Lähtökohtana voidaan pitää niitä remontteja, jotka jo nykyisin löytyvät isännöitsijäntodistuksesta. Osakastöistä on ilmoitettava ne remontit, jotka on ilmoitettu taloyhtiölle 1.6.2023 tai sen jälkeen – vanhemmatkin remontit voi halutessaan kirjata, mutta laki ei sitä vaadi.
Vuoden 2026 kunnossapitotarveselvityksen osalta on hyvä huomioida, että se on jatkossa tallennettava huoneistotietojärjestelmään. Remonttitietojen yhteydessä ilmoitetaan myös toteutusvuosi ja tehdyt toimenpiteet luokiteltuna sen mukaan, mitä on korjattu tai uusittu. Koska tämä vie hieman aikaa, kannattaa tietojen kerääminen ja rakenteistaminen aloittaa ajoissa.
Vastikkeiden ja lainaosuuksien osalta tiedot voidaan ilmoittaa vaikkapa seuraavan hyväksytyn talousarvion tietojen mukaisina eli esimerkiksi ensi keväänä.
Kaikki taloyhtiöt eivät ole velvollisia toimittamaan tietoja huoneistotietojärjestelmään. Jos yhtiössä on enintään viisi huoneistoa eikä niihin kohdistu lainaosuuksia, ilmoittaminen ei ole pakollista, ellei joku osakkaista sitä erikseen vaadi. Jos osakas vaatii, tiedot on toimitettava. Käytännössä esimerkiksi pankki tai asunnonvälittäjä voi kannustaa osakasta pyytämään tietoja järjestelmään, jolloin velvollisuus syntyy. Siksi pienempienkin taloyhtiöiden kannattaa tutustua vaatimuksiin, vaikka velvollisuus ei suoraan koskisikaan.
”Olen itse omatoimi-isännöitsijä pienessä yhtiössä ja aion joka tapauksessa viedä remonttitiedot huoneistotietojärjestelmään. Siellä ne pysyvät tallessa fiksussa muodossa, eikä tietoja tarvitse myöhemmin kaivella – kaikki on ajan tasalla”, sanoo Jaakko Wegelius.
Tietojen ilmoittamisesta ja tietosisällöstä vastaa taloyhtiön hallinto eli isännöitsijä, jos sellainen on taloyhtiössä. Jos isännöitsijää ei ole, vastuu on käytännössä taloyhtiön hallituksella. Jos isännöitsijä käyttää tietojärjestelmää, joka integroituu huoneistotietojärjestelmään tässä kuvattujen tietojen osalta, tiedot ylläpidetään siellä ja ne välittyvät automaattisesti eteenpäin.
Remonttitietojen ilmoittaminen isännöintijärjestelmän kautta on mahdollista kesäkuun alusta alkaen. Jos tällaista järjestelmää ei ole käytössä, tiedot voi toimittaa myös Maanmittauslaitoksen verkkopalvelussa joulukuusta 2025 lähtien. Kaikki tarvittavat tiedot on ilmoitettava ensimmäisen kerran viimeistään 30.6.2026. Sen jälkeen tiedot on päivitettävä vähintään kerran vuodessa.
Huoneistotietojärjestelmää on kehitetty vaiheittain. Tietosisällön laajentuminen mahdollistaa jatkossa entistä monipuolisemman tietojen hyödyntämisen koko toimialalla. Maanmittauslaitos jatkaa huoneistotietojärjestelmän kehittämistä tiiviissä yhteistyössä sidosryhmien kanssa, jotta se vastaa yhä paremmin käyttäjien tarpeisiin ja tukee alan digitalisaatiota.
”Verrattuna muihin valtionhallinnon rekistereihin huoneistotiedot ovat vielä varhaisessa kehitysvaiheessa. Nykyään on yhä paljon paperisia osakekirjoja. On vaikea kuvitella tilannetta, jossa väestötietoja tai ajoneuvotietoja ei olisi rekisterissä, vaan ne hoidettaisiin paperilla. Vielä 1980-luvun alussa piti hakea kirkkoherrantodistus, mutta nykyään tiedot katsotaan väestötietojärjestelmästä. Ajoneuvoista on kaikki tekniset tiedot rekisterissä, mikä tekee varaosien ostamisesta varsin helppoa. Uskon, että huoneistotietojen käsittely kehittyy vielä vastaavaan suuntaan,” toteaa Jaakko Wegelius.
Huoneistotietojärjestelmän käyttö ei sinällään maksa mitään taloyhtiölle. Isännöitsijä tai tämän käyttämä järjestelmätoimittaja voivat hinnoitella palvelunsa sopimusehtojen puitteissa.
Viimeistään vuonna 2026 päättyneet taloyhtiön hankkeet voidaan tallentaa ns. minimuotoisina, jolloin valitaan yksinkertaisempaa kevennettyä luokittelua. Tässä voidaan valita ”linjasaneeraus” ilman, että tarvitsee eritellä tarkemmin, mitä on tehty.
Menetellään kuten tähänkin asti: osakkaat ilmoittavat taloyhtiölle ja taloyhtiön hallinto kirjaa osakastyöt.
Kuten nykyäänkin annettaessa isännöitsijätodistusta: taloyhtiön hallinto vastaa tiedoista.
Jos käytetään esimerkiksi isännöintijärjestelmää, ohjeistus tulee järjestelmätoimittajalta. Yleiset menettelytapaohjeet ja MML:n verkkopalvelun ohjeet tulevat Maanmittauslaitoksen verkkosivulle, joka täydentyy koko ajan.
Ensimmäisiä hyötyjä ovat tietojen vertailukelpoisuus, siirrettävyys konekielisesti ja manuaalisen käsittelyn väheneminen. Taloyhtiölle tästä voi olla hyötyä esim. jos isännöitsijä vaihtuu: tällöin tietoja saadaan uudelle isännöitsijälle nopeasti ja luotettavasti. Lisäksi tämä mahdollistaa lisäarvopalvelujen kehittämisen. Esimerkiksi kunnossapitovelan arviointiin ja remonttitarpeen suunnitteluun voidaan käyttää nyt tallennettavia tietoja.
Hallituksen jäsenet voivat nähdä yhtiön tiedot laajemmin esim. Maanmittauslaitoksen verkkopalvelun kautta. Osakas näkee tiedot suppeammin, esimerkiksi vain oman huoneistonsa, ei muiden huoneistojen tietoja.
Kuka tahansa ei voi katsella tietoja, oikeus on rajattu vain laissa lueteltuihin käyttötarkoituksiin ja tietopalvelut edellyttävät MML:n sopimus- ja käyttöehtojen hyväksymistä.
Vastikerästejä ei ilmoiteta, vaan talousarvion mukaiset yhtiökokouksen päätösten perusteella määrätyt vastikkeet.
Vielä ei mitään, mutta vuonna 2027 näkyy taloyhtiön huoneistoihin kohdistuvien lainaosuuksien summa ja pääomavastikkeiden summa niiden huoneistojen osalta, joiden omistus on sähköisenä omistusmerkintänä paperisen osakekirjan sijaan.
Huoneistotietojärjestelmä ei sellaisenaan korvaa isännöitsijäntodistusta, koska se sisältää laajemmin tietoja ja koska siitä on erillinen asetus. Sen sijaan HTJ:n tiedot ovat helposti konekielisessä muodossa esim. pankin tai välittäjän saatavissa. Tietyissä tilanteissa pankki voisi todeta jo rekistereistä löytyvien tietojen perusteella, että luottoriski on pieni tai että vakuuden arvo on riittävä. Tällöin pankki ei välttämättä pyydä erillistä todistusta.
”Pidempää aikaväliä ajatellen sitten on toinen kysymys, onko vaikkapa 10-15 vuoden kuluttua enää nykyisen kaltaista isännöitsijäntodistusta. Tämä muutos on yksi askelista, joka muuttaa alan tietojenkäsittelyä, eikä se varmaankaan jää viimeiseksi” pohtii Jaakko Wegelius.
Viemme projektit maaliin vuosien kokemuksella ja syvällä ammattitaidolla, aina asiakkaan etu edellä.
Tilaamalla uutiskirjeemme saat tiedon tärkeimmistä asioista ja ajankohtaisimmista uutisista suoraan sähköpostiisi!
Ota yhteyttä niin keskustellaan miten voimme auttaa menestymään liiketoiminnan muutoksissa sekä It projekteissa varmistaen menestyksekkään läpiviennin.
